19.01.2017: Tipps rund um den Rechnungslauf

Unser Service Desk ist erste Anlaufstelle bei ­Fragen und Problemen rund um Ihre IT-Anlage. Wir sehen in der Auswertung, dass sich die ­Anfragen der Anwender und Anwenderinnen oft um das Thema «Rechnungslauf» drehen.

Diesen Blog-Beitrag widmen wir darum gerne diesem Thema und gehen mit einigen Tipps auf die häufig­sten Fragen ein. Die Vermeidung von Fehlern ist bekanntlich effizienter als deren Korrektur...

Vor dem Rechnungslauf

  • Wenn Sie Rechnungen drucken, achten Sie darauf, dass bei Druckbeginn alle Papierschächte mit den korrekten Papierarten gefüllt sind.
  • Falls der Toner des Druckers fast leer ist, ­empfehlen wir, diesen vor einem Rechnungslauf auszutauschen. Sie können den fast leeren Toner nach dem Rechnungsausdruck noch für tägliche Arbeiten verwenden.
  • Beachten Sie die Hinweise auf der Prüfliste: Sie finden dort einfache Merkpunkte, welche nur zur Information aufgeführt sind. Wichtig sind aber die zwingenden Hinweise: Diese müssen unbedingt korrigiert werden, weil sonst die Rechnung nicht verarbeitet wird und beim nächsten Rechnungslauf erneut auf der Liste erscheinen.
  • In diesem Zusammenhang fällt häufig auf, dass die IV-Nummer nachträglich im ­Patienten­stamm erfasst wird, ohne diese in die Behandlung zu übertragen. Denken Sie daran: Bei der nach­träglichen Erfassung ist die IV-Nummer an ­beiden Orten einzutragen.
  • Für die Korrektur der Behandlungen ­empfehlen wir, mit der im gleichen Programmteil zu ­findenden «Bildschirm-Kontrolle» zu arbeiten. ­Mit diesem Programmpunkt ist auch eine ­detailliertere Überprüfung der Behandlungen möglich.

Während des Rechnungslaufs

  • Wenn die Vorbereitungen sauber durchgeführt wurden, ist der Rechnungslauf kaum fehler­anfällig, inkl. des Versands der elektronisch aufbereiteten Rechnungen.
  • Ein Papierstau im Drucker lässt sich am ­einfachsten beheben, wenn dieser dabei nicht ausgeschaltet wird. So werden die bereits ­gesendeten, aber noch nicht gedruckten Rechnungen nahtlos weiter verarbeitet.

Nach dem Rechnungslauf

  • In der Rechnungsadministration der Be­handlung können Sie jederzeit per Knopfdruck auch ­einzelne Rechnungen oder Rechnungskopien erstellen.
  • Übrigens können Sie in diesem Register auch bis zu neun Ratenzahlungen definieren. Diese De­finition muss allerdings schon vor dem Rechnungs­druck erfolgen.
  • Der Krankenkassen-Wechsel eines ­Patienten führt im neuen Jahr immer wieder zu Rechnungs­rückweisungen, welche manuell korrigiert werden müssen. Wir empfehlen darum, die Versichertenkarte konsequent bei jedem Patientenbesuch einzulesen. So wird ein Kassen­wechsel noch vor der ersten Leistungser­fassung im neuen Jahr erkannt. Der Aufwand für Stornierungen ist kleiner, wenn per Jahresende alle angefangenen Behandlungen abgerechnet werden. Dies verursacht bei rein elektronischer Abrechnung keine Mehrkosten.
  • Denken Sie beim elektronischen Rechnungsversand daran, jeweils auch den Button «Alle Rechnungs- und Mahnungsantworten detailliert anzeigen» anzuklicken. Damit werden allfällige Rückweisungen schnell erkannt.
  • Mit einer erneuten Prüfliste kontrollieren Sie, ob wirklich alle Rechnungen erstellt wurden. Zuweilen kommt es vor, dass eine Meldung übersehen wurde oder ein versteckter Fehler die erfolgreiche Rechnungserstellung ­verhindert, z.B. Sonderzeichen in einer Mailadresse usw. Ansonsten kann es vorkommen, dass eine ­Behandlung über mehrere Abrechnungszyklen nicht fakturiert wird.
  • Für die Debitorenkontrolle gibt es mittler­weile auch Intermediäre, welche den ­Rechnungs-/Mahnungsversand sowie die Buchung der ­Zahlungen im vitomed gleichzeitig erledigen. Ihre Filiale informiert Sie gerne über diese Möglichkeiten.

 

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