Tipps rund um den Rechnungslauf

Diesen Blog-Beitrag widmen wir darum gerne diesem Thema und gehen mit einigen Tipps auf die häufigsten Fragen ein. Die Vermeidung von Fehlern ist bekanntlich effizienter als deren Korrektur...

Vor dem Rechnungslauf

• Wenn Sie Rechnungen drucken, achten Sie darauf, dass bei Druckbeginn alle Papierschächte mit den korrekten Papierarten gefüllt sind.
• Falls der Toner des Druckers fast leer ist, empfehlen wir, diesen vor einem Rechnungslauf auszutauschen. Sie können den fast leeren Toner nach dem Rechnungsausdruck noch für tägliche Arbeiten verwenden.
• Beachten Sie die Hinweise auf der Prüfliste: Sie finden dort einfache Merkpunkte, welche nur zur Information aufgeführt sind. Wichtig sind aber die zwingenden Hinweise: Diese müssen unbedingt korrigiert werden, weil sonst die Rechnung nicht verarbeitet wird und beim nächsten Rechnungslauf erneut auf der Liste erscheinen.
• In diesem Zusammenhang fällt häufig auf, dass die IV-Nummer nachträglich im Patientenstamm erfasst wird, ohne diese in die Behandlung zu übertragen. Denken Sie daran: Bei der nachträglichen Erfassung ist die IV-Nummer an beiden Orten einzutragen.
• Für die Korrektur der Behandlungen empfehlen wir, mit der im gleichen Programmteil zu findenden «Bildschirm-Kontrolle» zu arbeiten. Mit diesem Programmpunkt ist auch eine detailliertere Überprüfung der Behandlungen möglich.

Während des Rechnungslaufs

• Wenn die Vorbereitungen sauber durchgeführt wurden, ist der Rechnungslauf kaum fehleranfällig, inkl. des Versands der elektronisch aufbereiteten Rechnungen.
• Ein Papierstau im Drucker lässt sich am einfachsten beheben, wenn dieser dabei nicht ausgeschaltet wird. So werden die bereits gesendeten, aber noch nicht gedruckten Rechnungen nahtlos weiter verarbeitet.

Nach dem Rechnungslauf

• In der Rechnungsadministration der Behandlung können Sie jederzeit per Knopfdruck auch einzelne Rechnungen oder Rechnungskopien erstellen.
• Übrigens können Sie in diesem Register auch bis zu neun Ratenzahlungen definieren. Diese Definition muss allerdings schon vor dem Rechnungsdruck erfolgen.
• Der Krankenkassen-Wechsel eines Patienten führt im neuen Jahr immer wieder zu Rechnungsrückweisungen, welche manuell korrigiert werden müssen. Wir empfehlen darum, die Versichertenkarte konsequent bei jedem Patientenbesuch einzulesen. So wird ein Kassenwechsel noch vor der ersten Leistungserfassung im neuen Jahr erkannt. Der Aufwand für Stornierungen ist kleiner, wenn per Jahresende alle angefangenen Behandlungen abgerechnet werden. Dies verursacht bei rein elektronischer Abrechnung keine Mehrkosten.
• Denken Sie beim elektronischen Rechnungsversand daran, jeweils auch den Button «Alle Rechnungs- und Mahnungsantworten detailliert anzeigen» anzuklicken. Damit werden allfällige Rückweisungen schnell erkannt.
• Mit einer erneuten Prüfliste kontrollieren Sie, ob wirklich alle Rechnungen erstellt wurden. Zuweilen kommt es vor, dass eine Meldung übersehen wurde oder ein versteckter Fehler die erfolgreiche Rechnungserstellung verhindert, z.B. Sonderzeichen in einer Mailadresse usw. Ansonsten kann es vorkommen, dass eine Behandlung über mehrere Abrechnungszyklen nicht fakturiert wird.
• Für die Debitorenkontrolle gibt es mittlerweile auch Intermediäre, welche den Rechnungs-/Mahnungsversand sowie die Buchung der Zahlungen im vitomed gleichzeitig erledigen. Ihre Filiale informiert Sie gerne über diese Möglichkeiten.

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